TK-Lieferanten auswählen: 8 Kriterien für die Gastronomie
Der häufigste Fehler bei der Auswahl eines TK-Lieferanten ist der Vergleich allein über den Stückpreis. Die Kosten einer Fehlentscheidung liegen jedoch weit über der Preisdifferenz: eine verdorbene Charge, ein Serviceausfall, schwankender Geschmack und eine Lücke im Auditordner. Dieser Leitfaden gibt Ihnen die 8-Punkte-Checkliste, die Sie vor jedem Lieferantengespräch vorbereiten sollten.
1 · Zertifikate zur Lebensmittelsicherheit
Das ist die erste Frage — und mündliche Zusagen genügen nicht, verlangen Sie Dokumente. Relevant sind BRCGS Food Safety, IFS Food, ISO 9001:2015 und je nach Warengruppe Halal. Prüfen Sie auch die Gültigkeitsdauer: Ein abgelaufenes Zertifikat ist so gut wie keines.
Wenn Ihr Betrieb selbst HACCP-Audits durchläuft, sind die Lieferantenzertifikate Teil Ihrer Dokumentation und gehören zu den zuerst angeforderten Unterlagen.
2 · Frosttemperatur und -verfahren
"Wir frieren ein" reicht als Antwort nicht. Fragen Sie nach Temperatur und Dauer. Der Unterschied zwischen -35 °C IQF-Schockfrostung und langsamem Einfrieren ist am Produkt unmittelbar spürbar: Große Eiskristalle zerstören die Zellstruktur, die Ware verliert beim Erhitzen Wasser.
Praxistest: Backen Sie das Muster im eigenen Ofen und prüfen Sie den Boden. Ware, die Wasser zieht, zusammenfällt oder gummiartig wird, ist langsam eingefroren.
3 · Kühlkettendisziplin
Noch so gute Produktion hilft nicht, wenn die Ware angetaut ankommt. Fragen Sie nach:
- Erfolgt der Transport im Kühlfahrzeug, das -18 °C oder kälter hält?
- Werden Temperaturprotokolle geführt und auf Anfrage herausgegeben?
- Wie läuft die Reklamation, wenn bei der Lieferung etwas nicht stimmt?
- Passt die Lieferfrequenz zu Ihrer Lagerkapazität?
4 · Rückverfolgbarkeit und Chargenführung
Jede Lieferung braucht eine Chargennummer. Im Problemfall müssen Sie in Sekunden feststellen können, welche Ware zu welchem Produktionstag gehört. Ein Lieferant ohne Chargenführung lässt Sie im Ernstfall ungeschützt.
5 · Musterpolitik
Ein seriöser Lieferant liefert Muster kostenlos und ohne Bedingungen. Testen Sie im eigenen Ofen, unter Ihren Servicebedingungen und möglichst zur Stoßzeit — wie sich die Ware im echten Betriebstempo verhält, zeigt ein ruhiger Test nicht.
Bei Lieferanten, die für Muster Vorauszahlung oder bindende Zusagen verlangen, ist Vorsicht angebracht.
6 · Preisstaffel und Transparenz
Großhandelspreise sind üblicherweise nach Abnahmemenge gestaffelt — das ist normal. Nicht normal ist, wenn die Staffeln nicht offengelegt werden. Sie sollten wissen, ab welcher Menge welcher Preis gilt, um Ihr Wachstum planen zu können.
Achten Sie auf zwei Fallen: Preisbildung über das Bruttogewicht wegen Glazing, und ungeklärte Frachtkosten. Vergleichen Sie immer Nettogewicht und frei-Haus-Preis.
7 · Kapazität und Kontinuität
Die Produktionskapazität muss Ihre Spitzenlast abdecken. Für Saisonbetriebe ist das entscheidend: Wenn sich Ihr Bedarf im Sommer verdreifacht — kann der Lieferant liefern?
Ebenso die Produktkontinuität: Bekommen Sie dasselbe Produkt zwölf Monate lang nach derselben Rezeptur? Rezepturwechsel zerstören Ihren Menüstandard.
8 · Gesamtkosten statt Stückpreis
Das letzte und wichtigste Kriterium. Wenn Lieferant A billig ist, aber Ausschuss erzeugt, ist der teurere Lieferant B in der Summe günstiger. Rechnen Sie so: (Stückpreis × Menge) + Ausschusskosten + eingesetzte Personalzeit + Energie.
Bei der Umstellung auf TK-Ware sinkt in einem typischen Gastronomiebetrieb der Ausschuss von 12 % auf 1 %, die Küchenpersonalkosten um 60-70 % und die Energiekosten um 35-40 %. Ein Vergleich ohne diese Posten führt in die Irre.
Häufige Fragen
Worauf sollte man bei der Auswahl eines TK-Lieferanten zuerst achten?+
Auf die Zertifikate zur Lebensmittelsicherheit (BRCGS, IFS, ISO 9001:2015, Halal) und deren Gültigkeitsdauer. Verlangen Sie Dokumente statt mündlicher Zusagen — im eigenen HACCP-Audit sind diese Nachweise Teil Ihrer Unterlagen.
Wie erkenne ich die Frostqualität eines Lieferanten?+
Backen Sie das Muster im eigenen Ofen und prüfen Sie den Boden. Ware, die Wasser zieht, zusammenfällt oder gummiartig wird, wurde langsam eingefroren. Bei -35 °C IQF-schockgefrosteter Ware bleibt die Zellstruktur intakt, es entsteht kein Tauwasser.
Sollten Muster kostenpflichtig sein?+
Nein. Ein seriöser B2B-Lieferant stellt das erste Muster kostenlos und ohne bindende Zusage zur Verfügung. Bei Vorauszahlung für Muster ist Vorsicht geboten.
Warum veröffentlichen die meisten Lieferanten keine Preisliste?+
Weil der Großhandelspreis nach Abnahmemenge, Sortenverteilung und Liefergebiet gestaffelt ist. Ein einziger Listenpreis benachteiligt kleine Abnehmer oder enthält großen den Mengenvorteil vor. Fragen sollten Sie nach den Staffeln.
Warum kann ein teurerer Lieferant günstiger sein?+
Weil die Gesamtkosten mehr umfassen als den Stückpreis. Mit Ausschuss, Personalzeit und Energie dreht sich das Bild: Bei der Umstellung auf TK-Ware sinkt der Ausschuss von 12 % auf 1 %, das Personal um 60-70 %, die Energie um 35-40 % — die Stückpreisdifferenz liegt meist darunter.